Procédures de soutenance

Nouveau! Comme les deux années précédentes, l'année universitaire 2021/2022 est prolongée jusqu'au 31 Mars pour les soutenances.

Principe général:

Le directeur de thèse évalue à quel moment le manuscrit de thèse est présentable à deux rapporteurs et c'est ce critère qui est décisif. Avant de continuer, merci de consulter la page consacrée à la place du Directeur de thèse durant la soutenance ici suite à l’application de l’arrêté du 25 mai 2016.

  1. Les démarches doivent être initiées au moins 10 semaines avant la soutenance et seront effectuées exclusivement via la plateforme ADUM.
  2. Vérifier sur ADUM que l’on a bien validé les heures de formation obligatoires
  3. A réception des rapports, s'ils sont positifs, le processus d'autorisation de soutenance par l'établissement est lancé.
  4. Les documents de soutenance sont ensuite édités et accessibles sur ADUM.
  5. Ils doivent être transmis remplis au secrétariat de l'ED rapidement après la soutenance.
  6. Enfin les éventuelles modifications du manuscrit demandées par le jury doivent être faites.

Ces étapes donnent lieu au rétro-planning plus précis ci-dessous.

Au moins 10 semaines avant la date probable de soutenance: désignation des rapporteurs et du jury

Le·la doctorant·e remplit la désignation des rapporteurs et du jury sur son espace personnel ADUM à l’onglet « soutenances ». Une fois la demande de soutenance finalisée, cette dernière sera automatiquement envoyée au Directeur de thèse, puis à la Direction de l’ED et à l’établissement pour validation. 
Une fois que l'ED a validé les rapporteurs et le jury
, la date de soutenance et la composition de ce dernier ne pourront plus être modifiés. Il est donc important que les informations entrées à cette étape soient complètes et justes car elles seront automatiquement reportées sur l'arrêté signé par le Président qui autorise la soutenance. De même, le titre de la thèse doit correspondre mot pour mot à celui du manuscrit.

Règles de désignation des rapporteurs

Il est rappelé que l'arrêté de 2016 encourage la parité dans les jurys de thèse et de HDR. Sans en faire une contrainte qui risquerait de pénaliser la tenue des jurys de thèse, liée au faible nombre de femmes dans nos domaines, le conseil de l'EDSTIC soutient fortement cette initiative et souhaite rappeler aux directeurs de thèse qu'ils sont fortement encouragés à proposer des collègues féminines comme rapporteures.

Ils doivent être habilités à diriger des recherches ou plus précisément:

  • Professeurs et assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités ou par des enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère de l'éducation nationale
  • ou personnels des établissements d'enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches
  • ou, exceptionnellement, autres personnalités, titulaires d'un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du Conseil Académique (CAC): pour ce dernier alinéa, et afin que la commission de l'ED STIC puisse se prononcer sur le profil du rapporteur, merci de remplir la  demande dérogatoirede joindre les pièces demandées et d'adresser le tout au secrétariat de l'ED pour passage en CAC. Attention! Le passage en CAC nécessite un temps de traitement plus long (ajouter un mois minimum). Il convient dans ce cas de déclarer le jury au plus tard 10 semaines + 1 mois avant la soutenance.
  • dans un souci de préserver l’intégrité scientifique, l’EDSTIC demande à ce que les rapporteurs n’aient pas de publications communes avec le candidat.

Cas particulier: demande de rédaction de thèse et/ou de soutenance en anglais
Pour une demande de rédaction de thèse et/ou de soutenance en anglais, voir les formulaires disponibles sur ADUM. 

Règles de désignation du jury

Il est rappelé que l'arrêté de 2016 encourage la parité dans les jurys de thèse et de HDR. Sans en faire une contrainte qui risquerait de pénaliser la tenue des jurys de thèse, liée au faible nombre de femmes dans nos domaines, le conseil de l'EDSTIC soutient fortement cette initiative et souhaite rappeler aux directeurs de thèse qu'ils sont fortement encouragés à proposer des collègues féminines pour leurs jurys.

Les critères sont les suivants:

  • le jury doit comporter entre 4 et 8 membres (hors membres invités) et même si le directeur de thèse n'est pas obligatoirement membre, c'est en tout cas la pratique générale et il compte parmi les membres locaux
  • il doit se composer par moitié au moins de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du candidat
  • et par moitié au moins de rangs A (directeur de recherche, professeur, professeur d'établissement étranger,...)
  • Le directeur de thèse est comptabilisé dans la composition du jury, il est pris en compte dans le ratio membres internes  vs. externes à l’établissement de rattachement, ou dans le ratio rang A vs. rang B.

Remarques:
- Un 
professeur émérite peut faire partie d'un jury de thèse et être président de jury.
- Un membre invité ne fait pas officiellement partie d'un jury et n'apparait donc dans aucun document officiel de la soutenance.

Cas particuliers: soutennace en visio conférence (tout ou partie) et/ou confidentialité

  • Pour une soutenance (tout ou partie) en visioconférence, merci de remplir les champs demandés sur ADUM, ce qui permettra de générer les procurations à faire remplir par chaque membre qui assistera à la soutenance en visio conférence.
  • Si la thèse fait l’objet d’une demande de confidentialité et/ou la soutenance a lieu à huis-clos, merci de remplir les champs demandés sur ADUM et les formulaires ad hoc.
  • Label Doctorat Européen: le "doctorat européen" n'est pas défini par un texte réglementaire mais résulte d'une initiative prise en 1992 par le Comité de liaison des Conférences de Recteurs et Présidents des Universités des pays membres de la Communauté Européenne, fusionnée en 2001 au sein de l'Association Européenne des Universités (EUA). C'est un "label" décerné par l'Université en sus du Doctorat lorsque les 4 conditions suivantes sont remplies :
    • L'autorisation de soutenance est accordée au vu de rapports rédigés par au moins deux professeurs appartenant à deux établissements d'Enseignement Supérieur de deux Etats membres de la Communauté Européenne autres que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
    • Un membre au moins du jury doit appartenir à un établissement d'Enseignement Supérieur d'un Etat membre de la Communauté autre que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
    • Une partie de la soutenance doit être effectuée dans une langue de la Communauté autre que la (ou les) langue(s) nationale(s) du pays où est soutenu le doctorat.
    • Ce doctorat doit avoir été préparé, en partie, lors d'un séjour d'au moins un trimestre dans un autre pays membre de la Communauté (justificatif obligatoire).
  • Document de d'obtention du Label européen à préremplir.

Au moins 8 semaines avant la date de soutenance: dépôt du manuscrit sur ADUM 

  • Le·la doctorant·e dépose le manuscrit de sa thèse sur ADUM qui sera automatiquement envoyé aux rapporteurs désignés ainsi qu’à la Bibliothèque Universitaire qui vérifie la conformité du dépôt électronique. 
  • Les rapporteurs ont alors 5 semaines pour établir leur rapport et le déposer sur ADUM, au plus tard 14 jours avant la date de la soutenance, sous peine d'annulation de celle-ci. Le·la doctorant·e accède aux rapports des rapporteurs dans son espace personnel ADUM.

Quelques jours avant la soutenance

Dans le cas où les rapports sont favorables et le dépôt électronique conforme, le Directeur de l'ED et la Présidence de l’Université se prononcent sur l’autorisation de soutenance.

Le·la doctorante trouvera sur son espace personnel ADUM:

  • l'arrêté de soutenance signé par la Présidence de l'Université
  • les rapports des rapporteurs (un exemplaire de chacun des rapports est envoyé par mail à tous les membres du jury),
  • le procès-verbal de soutenance,
  • le formulaire avis du jury pour la reproduction de la thèse,
  • le rapport de soutenance,
  • en cas de visio-conférence : les procurations à faire signer avant la soutenance par chaque membre en visio.

Soutenance et délibération
Le président du jury est élu par les membres du jury avant la soutenance. Il doit être de rang A ou équivalent. En cas de co-tutelle, il faut se reporter à ce qui est écrit dans la convention.

Après la soutenance,

  • les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance (PV), à l'exception du des directeur(s) de thèse,
  • les membres du jury rédigent impérativement en français et signent le rapport de soutenance ainsi que le(s) directeur(s) de thèse. Lorsque le rapport de soutenance fait état de la délibération, il doit figurer que cette décision a été prise par les membres du jury hors directeur(s) de thèse. (Aucun montage ou collage n'est accepté pour ce document).
  • le président du jury complète, signe et note son nom sur l'avis du jury pour la reproduction de la thèse, voir mode d'emploi Avis du jury.

A l'issue de la délibération (où, par défaut, ne sont pas conviés les membres invités), le président du jury fait parvenir au secrétariat de l'ED :

  • le procès-verbal de soutenance,
  • le rapport de soutenance,
  • l'avis du jury pour la reproduction de la thèse.

Et après...

  • Si le jury demande que le manuscrit soit modifié en corrections mineures, le doctorant a un délai de 3 mois pour effectuer ces modifications et l'envoyer à la bibliothèque de l'Université.
  • Le doctorant pourra obtenir une attestation de diplôme, sur demande auprès de l'ED, au moins une semaine après que le secrétariat de l'ED STIC ait récupéré les documents originaux de la soutenance.
  • La demande du diplôme final se fait auprès de la scolarité Sciences, au moins trois mois après la soutenance.